Privacyverklaring WPK/Westlandia Handbal

Dit is de privacyverklaring van WPK/Westlandia Handbal, gevestigd op het sportpark de Hoge Bomen 1, 2671 NZ te Naaldwijk, ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 40397593.

Bewust of onbewust deelt u persoonsgegevens met ons. Wij vinden het van belang, dat er zorgvuldig wordt omgegaan met uw persoonsgegevens. Daarom hebben wij in deze verklaring voor u uiteengezet, hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan en welke rechten u heeft.

Heeft u na het lezen van deze verklaring vragen, dan kunt u uw vraag per e-mail stellen via het mailadres: website@westlandia.nl

WPK/Westlandia Handbal houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Waar in deze privacyverklaring spelers wordt genoemd, wordt ook speelsters bedoeld.

Persoonsgegevens die wij verwerken

WPK/Westlandia Handbal verwerkt uw persoonsgegevens, omdat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze zelf aan ons verstrekt. Hieronder een overzicht van de persoonsgegevens, die wij verwerken:

– voorletters, roepnaam en achternaam,

– geslacht,

– geboortedatum,

– adresgegevens,

– telefoonnummers (vast en/of mobiel),

– E-mailadres(sen),

– pasfoto (indien nodig voor de verwerking in Sportlink),

– registratiecode NHV

– banknummer

Website & social media:

WPK/Westlandia Handbal plaatst voor- en achternaam van spelers per team op een website met teamfoto’s. Er worden geen pasfoto’s op de website geplaatst.

Het kan voorkomen, dat u of uw kind op een foto op onze website/mediacasting of in de social media van WPK/Westlandia Handbal komt te staan. Mocht u hier bezwaar tegen hebben, dan kunt u een verzoek tot correctie (bijvoorbeeld door het onherkenbaar maken van het gezicht) of complete verwijdering van de betreffende foto(‘s) sturen naar website@westlandia.nl

Waarom wij uw gegevens nodig hebben

WPK/Westlandia Handbal verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

1. inschrijving als lid bij het Nederlands Handbal Verbond (NHV);
2. afhandelen van uw contributieverplichting en andere betalingen;
3. informeren over (sport)activiteiten;
4. uitnodigen voor bijeenkomsten, zoals bijvoorbeeld de Algemene Leden Vergadering (ALV);
5. informatie m.b.t. teamgegevens welke verstrekt worden aan leiders, trainers, teamgenoten en ouders\voogden van teamgenoten.

Hoe lang bewaren wij uw gegevens

WPK/Westlandia Handbal bewaart uw persoonsgegevens niet langer, dan strikt nodig is om de doelen te realiseren, waarvoor uw gegevens worden verzameld. De wettelijke bewaartermijn van persoonsgegevens is, vanwege de financiële administratie, zeven jaar na beëindiging van het lidmaatschap (datum uitschrijving). Maandelijks worden persoonsgegevens in de digitale omgeving van WPK/Westlandia handbal geüpdatet. Dat betekent, dat bij het opzeggen van uw lidmaatschap uw gegevens aan het eind van het seizoen uit de up-to-date database ten behoeve van de vrijwilligers voor teamindelingen en activiteiten, worden verwijderd.

Uw gegevens delen met derden

WPK/Westlandia Handbal deelt uw persoonsgegevens (naam, e-mailadres en telefoonnummer) met vrijwilligers voor zo ver  nodig voor de uitoefening van hun taken.

Verwerking en bewerking van persoonsgegevens vindt plaats in Sportlink, waarmee ook uitwisseling van (persoons)gegevens met het NHV plaats vindt.

Leden kunnen in Sportlink zelf kiezen voor:

• privacy open: naam en pasfoto zichtbaar in Sportlink + andere Sportlinkprodukten
• privacy normaal:             naam en pasfoto zichtbaar in Sportlink
• privacy beperkt:             naam en geen foto zichtbaar in Sportlink
• Privacy afgeschermd: geen foto en geen naam zichtbaar in Sportlink.

Uitzondering hierop is het volgende: op de wedstrijddag is de naam en pasfoto wel zichtbaar voor de volgende personen de scheidsrechter(s), die uw wedstrijd fluit(en), de secretaris(sen) mobiel Digitaal Wedstrijd Formulier (secr. mDWF) van WPK/Westlandia Handbal. Dit is voor de identificatie van spelers en voor het digitaal wedstrijdformulier.

Bij onze leden onder de 16 jaar zet WPK/Westlandia in Sportlink de privacy standaard op ‘beperkt’. U kunt dit als ouder/voogd aanpassen. Hoe kunt u lezen op de website van WPK/Westlandia Handbal www.westlandia.nl/sportlink-aanpassen

In geval van een mogelijke betalingsachterstand kunnen wij uw gegevens delen met derden ten behoeve van incasso. In voorkomende gevallen delen wij gegevens alleen met partijen, waarmee wij een verwerkersovereenkomst hebben afgesloten, zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens zijn gewaarborgd.

Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Wij delen nooit persoonsgegevens met andere derden, zoals commerciële bedrijven en sponsoren.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

U kunt uw persoonsgegevens zelf inzien, aanpassen of verwijderen in Sportlink. Hoe u dat kunt doen, kunt u lezen op de website van WPK/Westlandia Handbal www.westlandia.nl/sportlink-aanpassen

U heeft het recht om uw persoonsgegevens, die u in Sportlink niet zelf kunt inzien, aanpassen of verwijderen  bij de ledenadministratie inzien en laten corrigeren. Verwijderen van uw gegevens kan alleen, als u geen lid (meer) bent van WPK/Westlandia Handbal. U kunt een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering sturen naar: leden@westlandia.nl met een cc naar penningmeester@westlandia.nl

Beveiliging

WPK/Westlandia Handbal neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en/of ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft, dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er zijn aanwijzingen van misbruik, neem dan contact met ons op via website@westlandia.nl met een cc naar penningmeester@westlandia.nl

Conflicterende belangen 

Bij conflicterende belangen beslist het bestuur en indien een besluit structureel is, zal de privacyverklaring overeenkomstig worden aangepast. 

Vragen

Uw privacy is belangrijk voor ons. Daarom bekijken we elk jaar of het privacy beleid nog voldoende borging biedt en goed wordt uitgevoerd. Met vragen kun u terecht bij website@westlandia.nl

Met vriendelijk groet,

Namens het bestuur van WPK/Westlandia Handbal

Arjan van der Laan,

voorzitter WPK/Westlandia Handbal